Ops Hub

Наш клієнт — технологічна компанія з командою близько 250 фахівців, які одночасно працюють над 150 активними проєктами в кількох центрах розробки. Ефективність роботи бізнесу значною мірою залежить від узгодженості даних про працівників, оплачувані робочі години, розподіл ресурсів і виставлення рахунків.

Втім, уся ця інформація зберігалася в кількох не пов’язаних між собою системах: одна використовувалася для управління персоналом, інша — для завдань і обліку робочого часу, третя — для фінансів. Те, чого бракувало в цих інструментах, доводилося вести в електронних таблицях. До того ж кожен інструмент потребував окремої підписки або одноразової оплати. Зі зростанням компанії зростали й витрати та обсяг роботи, необхідної для підтримки всіх цих систем.

До початку нашої співпраці клієнт уже випробував кілька SaaS-рішень, які покривали 85–90% потреб команди. Однак адаптувати решту 10–15% функціональності до внутрішніх процесів було складно, дорого, а іноді й узагалі неможливо.

Ми поставили за мету замінити розрізнені інструменти однією платформою, яка б об’єднала дані про працівників, проєкти та фінанси, а також автоматизувала процеси, що досі виконувалися вручну за письмовими інструкціями.

Під час розробки зосередилися на трьох ключових аспектах:

• Контроль доступу: захист конфіденційних даних на кожному рівні системи.

• Гнучкість процесів: можливість змінювати робочі процеси відповідно до потреб команд без переробки системи.

• ШІ для щоденних завдань: автоматизація рутинної роботи та зручний доступ до внутрішньої інформації компанії.

Під час проєктування Ops Hub ми насамперед прагнули зробити платформу зручною для людей, які працюватимуть із нею щодня. До дизайну залучили Claude — ШІ-інструмент, який уже використовували для пошуку інформації та аналізу резюме. Водночас бізнес-аналітики працювали разом із UX/UI-дизайнерами, щоб кожен екран і сценарій взаємодії враховували особливості щоденної роботи команд клієнта.

Основним технічним викликом був перехід на нову платформу без переривання щоденних процесів компанії. Для цього стара й нова системи мали працювати паралельно, а інтеграції між ними — забезпечувати синхронізацію даних протягом усього поетапного переходу.

Наша команда визначила чіткі етапи міграції та перевіряла коректність роботи нової платформи на кожному з них, порівнюючи результати зі старими системами. Це дозволило поступово відмовлятися від попередніх інструментів, зберігаючи узгодженість даних про персонал, фінанси та проєкти.

Усі модулі Ops Hub взаємопов’язані. Дані про навички працівників допомагають формувати проєктні команди, на основі розподілу ресурсів планується робочий час, а заплановані години порівнюються з фактично відпрацьованими. Ці ж дані використовуються для виставлення рахунків і розрахунку прибутковості проєктів. Так, всі команди працюють з узгодженими даними.

Управління фінансами та звітність

Фінансовий модуль Ops Hub працює з єдиними даними про команду та проєкти, тож керівництво може бачити фінансові результати поточної діяльності компанії. Головна книга синхронізована з фінансовою системою клієнта, а звіти перераховуються за запитом із точністю до копійки.

• Актуальні фінансові дані. Щоночі система синхронізує дані головної книги, клієнтів, відділів і курсу валют з основною фінансовою системою компанії.

• Звіти P&L та прибутковість проєктів. Керівники відділів отримують звіти про прибутки й збитки з потрібними їм показниками. Система також щомісяця розраховує маржинальність кожного проєкту на основі фактичних доходів і витрат.

• Рух коштів і грошові потоки. Звіти допомагають відстежувати виплати зарплат, податків та інших витрат, а також відображають щоденні залишки на банківських рахунках у єдиній валюті.

• Рахунки та акти підрядників. Платформа дозволяє контролювати суми рахунків, ПДВ і статуси погодження документів. Для окремих операцій передбачені електронні рахунки та електронний підпис.

• Розмежування доступу до фінансових звітів. Фінансовий відділ бачить усі показники компанії, а менеджери проєктів — дані про прибутковість лише тих проєктів, за які вони відповідають.

ШІ-агент для автоматизації обліку транзакцій

Кожну фінансову операцію — оплату від клієнта, виплату зарплати, платіж за підписку — потрібно правильно класифікувати та пов’язати з відповідним документом, проєктом, рахунком і бухгалтерським записом. Тепер первинну обробку транзакцій виконує ШІ-агент, спираючись на історію операцій і встановлені правила. Якщо транзакція не відповідає попереднім шаблонам або агент не може впевнено її класифікувати, він передає її бухгалтерії. Фахівці можуть залишити додаткові інструкції в коментарі та повторно запустити агента.

Планування команд із використанням ШІ та інтеграція MCP

За одночасної роботи над 150 проєктами пошук доступних фахівців раніше вимагав постійних уточнень, перевірки графіків і ручного зведення інформації. Тепер усі дані про компетенції та завантаженість команди зібрані в одному місці, а кандидатів для нового проєкту можна знайти за кілька хвилин. Крім того, платформа дозволяє швидко шукати інформацію серед реалізованих проєктів, щоб команди продажів, маркетингу та розробки могли легко знаходити потрібну експертизу.

• Підбір фахівців за компетенціями. Система допомагає формувати проєктні команди з урахуванням досвіду працівників, їхньої доступності та термінів реалізації проєкту.

• Аналіз резюме. Штучний інтелект автоматично витягує структуровану інформацію із завантажених резюме.

• Пошук проєктів за допомогою ШІ. Команди можуть знаходити релевантні проєкти за галуззю, технологіями чи типом рішення, формулюючи запити простою мовою.

• Інтеграція через MCP-сервер. ШІ-асистенти, як-от Claude, отримують доступ до структурованих даних про проєкти та ресурси. Це дозволяє командам працювати з інформацією платформи безпосередньо через свої ШІ-інструменти.

Автоматизація щоденних робочих процесів

Ops Hub збирає робочі процеси в одній системі, автоматизує повторювані завдання та забезпечує узгодженість даних між системами.

• Процеси погодження. Заявки на відпустку, оцінювання працівників та інші багатоетапні процеси погоджуються з урахуванням доступних днів відпустки та робочого календаря.

• Динамічні форми. Команди можуть використовувати форми для онбордингу нових працівників, оновлення особистих даних, самооцінювання та внутрішніх опитувань.

• Автоматичне створення документів. Платформа генерує фінансові документи, резюме, звіти в Excel та архіви з файлами.

• Вбудовані інструменти комунікації. Коментарі, згадки колег і сповіщення прив’язані до відповідних завдань, тож обговорення залишаються в контексті роботи.

• Облік обладнання та контроль операцій. Система допомагає вести облік корпоративного обладнання, а також відстежувати дії користувачів і контролювати виконання запланованих автоматизованих процесів.

Управління персоналом та HR-процесами

Ops Hub об’єднує інформацію про працівників і щоденні HR-завдання в одній системі. Потрібні дані легко знайти через пошук, а права доступу можна налаштувати для окремих записів.

• Захищене зберігання документів. Платформа дозволяє зберігати дані працівників, завантажувати нові файли та керувати документами, створеними автоматично.

• Облік відпусток. Система відстежує залишки днів відпустки, допомагає обробляти заявки та враховує календар робочих днів.

• Оцінювання співробітників та індивідуальні зустрічі. HR-фахівці й керівники можуть планувати зустрічі та переглядати історію попередніх обговорень в одному місці.

• Професійний розвиток. Цілі, результати оцінювання та прогрес кожного працівника зібрані разом, щоб полегшити планування кар’єрного розвитку та перегляд рівня заробітної плати.

Розмежування доступу на основі ролей

Ops Hub використовує гнучку рольову модель доступу, у якій права на перегляд і редагування даних налаштовуються окремо. Доступ можна надати до інформації всієї компанії, окремих команд або лише до тих записів, за які відповідає користувач.

• Працівники керують особистими даними та відпустками, але не бачать конфіденційної інформації про колег.

• Керівники відділів мають доступ до даних своїх команд.

• Менеджери проєктів можуть переглядати фінансові показники власних проєктів.

• Фінансовий та HR відділи отримують розширений доступ до інформації, необхідної для їхньої роботи.

Обмеження діють на рівні сервера: система автоматично приховує дані, до яких користувач не має доступу, навіть якщо йдеться про окремі поля. При цьому адміністратори можуть самостійно змінювати ролі та права доступу через візуальний редактор, не звертаючись до розробників.

Ops Hub об’єднав дані про співробітників, проєкти, ресурси та фінанси в одній системі й допоміг автоматизувати процеси, які раніше вимагали ручного втручання. Це дозволило компанії суттєво заощадити час і скоротити витрати:

• Обробка близько 1000 транзакцій на місяць ШІ-агентом.

• До 30% зростання продуктивності залежно від ролі працівника.

• Близько 20 годин економії на квартал для кожного залученого фахівця.

• $12 000–15 000 економії на рік завдяки відмові від підписок на сторонні інструменти.

Система також замінила письмові інструкції для ручного виконання процесів: тепер вона сама проводить працівників через необхідні етапи, скорочуючи кількість перевірок і дублювання роботи.

Розвиток Ops Hub триває. На черзі — створення модуля рекрутингу, вдосконалення UX/UI на основі відгуків користувачів і перенесення ще більшої кількості щоденних процесів клієнта на платформу.